属人化した業務は、退職をきっかけに仕組み化する。進め方と例

「この業務は、〇〇さんしかわからない」。ふだんは問題にならなくても、その人の退職が決まった瞬間に、大きな問題として表に出てきます。

株式会社taiziiiが管理職200名に聞いた調査では、ベテラン社員の退職を「経営リスク」と感じている人は74.5%にのぼりました（出典）。一方で、具体的な対策を取れている会社は多くありません。

この記事では、退職をきっかけに、属人化した業務を仕組み化する進め方を紹介します。

退職は、仕組み化のきっかけになる

退職が決まると、担当者の業務をすべて書き出すことになります。ふだんは「忙しくてできない」業務の棚卸しを、否応なく進められるタイミングです。

また、後任の採用条件を見直す機会でもあります。定型的な作業を仕組みに任せられれば、後任には判断や対人の仕事に集中してもらえます。場合によっては、同じ人数を採用しなくても回るようになります。

まず、担当者の業務を、頻度・期日・使っているツール・関係者とあわせて一覧にします。

一覧の業務を、次の2つに分けます。

仕組み化するのは、定型の作業です。判断は、基準を文書に残したうえで、人に残します。

置き換え方は、大きく2つあります。

方法	向いているとき	例
今のツールの中で自動化する	会計ソフト、kintone、Googleスプレッドシート、Slackなど、すでに使っているツールで業務が回っている	受注データから請求書を下書きする、週次の数字を自動で集計してSlackに投稿する
その業務専用の社内ツールをつくる	合うツールがない、紙やFAXが残っている、複数のツールをまたいでいる	FAXの注文書を読み取って一覧に並べる、問い合わせを分類して回答を下書きする

まずは今のツールの中でできないかを考え、合うものがない業務だけ社内ツールをつくる、という順番で考えると、ふだん使う画面を大きく変えずに済みます。

仕組み化できない判断の部分は、担当者に基準を聞き取り、判断表として残します。判断表は、後任が迷ったときの手がかりになるだけでなく、引継ぎAIの回答のもとにもなります。

属人化した業務は、担当者が辞めるときにいちばん表に出ます。そのタイミングで業務を書き出し、定型の作業は仕組みに、判断は基準として残しておけば、次に同じことが起きたときに慌てずに済みます。

引継ぎ代行プラスでは、退職する方からの引継ぎを受けて業務を回しながら、今のツールの中での自動化や、業務専用の社内ツールづくりまでを行います。