システム担当・情シスが退職するときの引き継ぎ。会社が先に確かめる5つのこと
社内のパソコンやメール、ホームページのことを1人で見ていた方が、辞めることになった。従業員が数十名の会社では、IT担当は総務や経理との兼務で、1人だけということがよくあります。いわゆる「ひとり情シス」です。
システムの引き継ぎで困るのは、手順がわからないことよりも、誰の名義で、どこに登録してあるかがわからないことです。管理画面に入れるのが退職する方だけ、ドメインの更新の連絡が個人のアドレスに届いている、ログインの確認コードが個人のスマートフォンに届く。こうしたことは、退職したあとに見つかると、直すのに時間がかかります。
この記事は、IT・システム担当の方が辞めると決まった会社の社長・管理部門の方に向けて書いています。会社のITを止めないために、退職日までに会社が先に確かめることを、止まると困る順に5つに分けて紹介します。あわせて、退職日までのスケジュールと、後任がいないときの回し方も書きます。書き出しには、無料のIT・システム担当の引き継ぎシート（Excel）を使えます。
止まると困る順に、5つを確かめる
ITの引き継ぎは、全部を同じ深さで進めようとすると、最終出社日に間に合いません。まず、止まったときの影響の大きさで順番を決めます。
| 順番 | 確かめること | 止まると起きること |
|---|---|---|
| 1 | ドメイン・DNS・メール | 全員のメールが届かない。ホームページが見られない |
| 2 | 管理者のアカウント | 誰も設定を変えられない。アカウントの追加・削除ができない |
| 3 | 契約と更新 | 更新の連絡に気づかず、サービスが止まる |
| 4 | 機器・ネットワーク・バックアップ | 故障したときに、どこに連絡するかわからない |
| 5 | 定期作業と頼まれごと | バックアップの確認や、入社の方のPCの準備が抜ける |
上の3つは、退職する方の名前・アドレス・端末に結びついていることが多く、退職したあとでは本人にしかできない手続きが残ります。そのため、申し出を受けた週のうちに、まず一覧にします。ドメインの確かめ方は、名義や管理者の話を先に読むとわかりやすいため、この記事では「アカウントの持ち主」から順に書きます。
1. アカウントの持ち主：管理者が本人1人だけになっていないか
最初に確かめるのは、会社で使っているサービスの管理者が誰かです。メール・グループウェア（Microsoft 365、Google Workspace など）、会計ソフト、チャット、ホームページの管理画面、ドメインやサーバーの会員ページなどを並べ、それぞれについて次の3つを見ます。
- 管理者が退職する方1人だけになっていないか
- 個人の名義・個人のアドレスで登録していないか（退職する方の名前の管理者アカウント、個人のGmailでの会員登録など）
- 2段階認証の端末が、個人のスマートフォンになっていないか（認証アプリ、SMSの電話番号）
管理者が1人だけだと、その方がいなくなったあと、パスワードの再設定もできなくなることがあります。Microsoft 365 では、グローバル管理者のパスワードは、別のグローバル管理者か特権認証管理者がリセットできると説明されています（Microsoft Learn「Microsoft 365 管理センターの管理者ロールについて」）。Google Workspace でも、特権管理者の自己復元を無効にしている場合、パスワードを忘れた特権管理者は、別の特権管理者か Google サポートに連絡して再設定してもらう必要があります（Google Workspace 管理者ヘルプ「特権管理者が自分でパスワードを再設定できるようにする」）。
順番にも気をつけます。Microsoft 365 では、グローバル管理者は自分自身のグローバル管理者の割り当てを削除できません（同じページ）。先に会社の方を管理者に追加し、その方が、退職する方の管理者の権限を外す順番になります。
付け替えは、在職中に、退職する方と一緒に管理画面を開いて進めます。2段階認証の端末を移すときは、古い端末で確認コードを受け取る場面があるため、本人がいないとできないことがあります。
パスワードは、紙やチャットで受け渡しません。会社で決めた方法（パスワード管理ツールの共有など）で受け渡し、退職したあとに変えます。どのサービスから変えるか、どんな設定にするかは、保守会社・ベンダーにご確認ください。
サービスの数が多いときは、IT・システム担当の引き継ぎシートの「アカウント一覧」に1行ずつ書いていくと、名義・2段階認証の端末・引き継ぎ後の持ち主を同じ形で並べられます。
2. 契約と更新：名義・支払い方法・更新日を確かめる
次は、お金の払い方です。ITの契約は、年に1回の更新が多く、退職する方も時期を覚えていないことがあります。
| 種類 | 確かめること | 見つけ方 |
|---|---|---|
| ドメイン | 登録者（名義）、登録した事業者、更新日、支払い方法 | 事業者からの更新のお知らせ、前の年の請求 |
| サーバー | 契約名義、プラン、更新日、支払い方法 | 管理画面の契約情報、クレジットカードの明細 |
| SaaS（クラウドのサービス） | 契約名義、人数・ライセンス数、更新日、支払い方法 | 会社のカードと口座の明細1年分 |
| 保守契約 | 範囲（何をしてもらえるか）、更新日、解約の連絡の期限 | 契約書と別紙 |
| リース・回線 | 期限、契約名義、連絡先 | 機器のシール、請求書 |
なかでも見落としやすいのは、支払いが退職する方の個人のクレジットカードになっているものです。立て替えのつもりで個人のカードで登録し、そのままになっていることがあります。カードが止まると更新できず、サービスが止まります。会社の支払い方法に変えるまでは、更新日を必ず控えておきます。
使っているサービスを本人も覚えていないときは、会社のクレジットカードと口座の明細を1年分見て、毎月・毎年の引き落としを拾います。退職する方の受信箱で「ご請求」「更新」などの言葉で検索するのも役に立ちます。見つけたものは、使っていなくても一覧に書き、続けるか解約するかを会社で決めます。
3. ドメイン・DNS・メール：止まると影響がいちばん大きい
会社のメールアドレスとホームページは、ドメインの上で動いています。ドメインが切れると、全員のメールとホームページが同時に止まります。影響がいちばん大きいので、ここは会社の方が自分で確かめておきます。
ドメインまわりは、次の3つが別々の会社になっていることがあります。
| 置き場所 | 何をしているか | 確かめること |
|---|---|---|
| ドメインの登録 | ドメインを登録し、更新している | 登録した事業者、会員ID、登録者、更新日、支払い方法 |
| DNS（ネームサーバー） | メールやホームページの行き先を決めている | どこで設定しているか、管理画面に誰が入れるか |
| メール・ホームページ | 実際にメールやホームページを動かしている | 契約先、管理者 |
DNSの設定を変えると、メールやホームページの行き先が変わります。引き継ぎのあいだは、設定には触らず、どこで設定しているかと、管理画面に誰が入れるかだけを書き出します。中身を変える必要があるときは、保守会社・ベンダーにご確認ください。
.jp のドメインは、登録の情報の変更や移転の申請を、すべて管理を委託している指定事業者（登録した事業者）を通じて行います。JPRS（.jp を管理する会社）に直接申請することはできません（JPRS「JPドメイン名の各種申請について」）。どの指定事業者が管理しているかをJPRSが教えるのは、登録者か、登録・技術の連絡担当者であることが確認できた場合だけです（同じページ）。登録した事業者がわからないまま退職されると、調べるのに時間がかかります。
有効期限を過ぎ、回復の申請もされなかったドメイン名は、データベースから削除され、同じ文字列のドメイン名をほかの人が登録できるようになります（JPRS「JPドメイン名のライフサイクル」）。登録の情報の連絡先やメールアドレスが退職する方の個人のものになっていると、更新のお知らせが会社に届きません。連絡先を会社で持つアドレスに変えます。.com などほかのドメインの手続きは、登録した事業者にご確認ください。
4. 機器・ネットワーク・バックアップ：どこに何があり、壊れたら誰に連絡するか
機器は、目に見えるぶん、ほかよりは引き継ぎやすいものです。それでも、管理画面の場所と保守の連絡先は、退職する方しか知らないことがあります。
- 機器の一覧：PC、複合機、ルーター、NAS（共有フォルダ）、Wi-Fiの機器。設置場所、購入かリースか、保守の連絡先
- ネットワーク・管理画面：ルーターやWi-Fiの管理画面の場所。設定値は書かず、保管場所だけを書く
- バックアップ：何を、どこに、どのくらいの間隔でとっているか。結果を誰が確かめているか
機器ごとに、どこまで社内で対応し、どこから保守会社に連絡するかも書いてもらいます。たとえば「全員がインターネットにつながらないときは、ルーターの電源を入れ直して10分待つ。それでも直らなければ保守会社へ」のような書き方です。これがあると、後任の方が迷いません。
退職する方が使っていたPCの中にも気をつけます。共有フォルダに置いていない資料が、本人のPCや本人のクラウドの中に残っていることがあります。Microsoft 365 では、ユーザーを削除すると OneDrive のファイルは既定で30日間残り、その間に上司などが取り出せます（Microsoft Learn「OneDrive の保持と削除」）。Google Workspace では、ほかのユーザーに移さなかったドライブのデータは削除されます（Google Workspace 管理者ヘルプ「ユーザーを削除する」）。アカウントを止める前に、必要な資料が共有の場所に移っているかを確かめます。
5. 定期作業と頼まれごと：IT担当の「いつもの仕事」を書き出す
最後は、日々の仕事です。IT担当の方には、決まった時期にする作業と、社内から頼まれてする作業の2種類があります。
| 種類 | 例 |
|---|---|
| 定期作業 | バックアップの結果の確認、PCの更新の確認、年に1回のライセンスの更新 |
| 入退社のとき | アカウントの追加と削除、PCの準備、メールの転送の設定 |
| 頼まれごと | パスワードを忘れた方の対応、プリンターの不具合、「ちょっと見てほしい」という相談 |
頼まれごとは、本人も数を覚えていないことが多いものです。退職までの2〜3週間、受けた依頼をその場で1行ずつメモしてもらうと、どんな依頼がどのくらい来ているかがわかります。退職したあとに、その依頼を誰が受けるかを決める材料になります。
入退社のときの作業は、サービスごとの表にしておきます。退職した方のアカウントをいつ止めるか、メールをどのくらい残すかは、会社で決めておくことです。退職した方のメールやデータの扱いについて、法律の面で気になることがあれば、顧問の弁護士・社労士にご確認ください。
退職日までのスケジュール
名義の変更や支払い方法の変更は、事業者の手続きに日数がかかることがあります。退職の申し出を受けたら、名義と管理者の付け替えから始めます。
| 時期 | やること | 動く人 |
|---|---|---|
| 申し出の週 | 止まると困る順に一覧にする。管理者が1人だけのサービスに、会社の方を管理者として追加する | 会社の方・退職する方 |
| 2週目 | ドメイン・サーバー・SaaSの名義、支払い方法、連絡先のメールアドレスを会社のものに変え始める | 会社の方・退職する方 |
| 3週目〜最終出社日の2週間前 | 引き継ぎシートを書く。定期作業の手順書と画面の録画をつくる。保守会社・ベンダーに担当が替わることを伝え、契約の範囲を確かめる | 退職する方・会社の方 |
| 最後の2週間 | 2段階認証の端末を会社の端末に移す。後任の方（いなければ受け持つ方）が、定期作業を資料を見ながらやってみる | 退職する方・後任の方 |
| 最終出社日 | PC・スマートフォン・鍵の回収。パスワードを変える日を決める | 会社の方 |
| 退職日のあと | 退職した方のアカウントを止める。退職した方が知っているパスワードを変える | 会社の方・保守会社 |
最終出社日は、有給休暇の消化で退職日より早くなることが多くあります。数えるのは、最終出社日までの日数です。残りが2週間しかないときの進め方は、退職日までに引き継ぎが間に合わないときにまとめています。
後任がいないときの回し方
ITの担当は、すぐに後任が見つからないことが多い仕事です。後任が決まるまでは、仕事を3つに分けて、受け持つ先を決めます。
| 分け方 | 例 | 受け持つ先 |
|---|---|---|
| 会社に残すもの | 管理者の権限、契約と費用の判断、名義、パスワードの保管 | 社長・管理部門の方（2人以上） |
| 保守会社・ベンダーに相談するもの | 機器の故障、ネットワークの設定、セキュリティの設定、DNSの変更 | 今の保守会社・ベンダー（契約の範囲による） |
| 社内の方が回すもの | バックアップの結果の確認、入退社の連絡の取りまとめ、更新日の確認 | 総務などの社内の方（資料を見ながら） |
管理者の権限と契約の判断は、外に出さず、会社の方が持ちます。保守会社やベンダーに頼めることは、契約によって変わります。範囲外の作業は1回ごとの見積になることもあるため、担当が替わることを伝えるときに、何をどこまでしてもらえるかを確かめておきます。
社内の方が回す作業は、手順書と画面の録画があれば、ITにくわしくない方でも続けられるものが多くあります。どこまでなら社内で対応し、どこから保守会社に連絡するか、という判断の基準を必ず一緒に残します。後任が決まるまでの全体の考え方は、後任が決まらないまま退職日が来るときと、業務の引き継ぎのやり方にまとめています。
書き出しの形に迷ったら、IT・システム担当の引き継ぎシートをそのまま使えます。アカウント一覧、契約・更新期限、機器、ネットワーク、定期作業、取引先、退職前に必ず移すもの（14項目のチェックリスト）の9つのシートに分かれています。業務全体は引き継ぎ書テンプレートに書き、ITの部分をこのシートに分けると整理しやすくなります。
引継ぎ代行プラスでできること
引継ぎ代行プラスでは、退職するIT担当の方からオンラインで聞き取りをし、アカウントや契約の一覧、定期作業の手順書、画面操作の動画マニュアル、引継ぎAI（質問に答えるAI）にまとめます。料金は退職する方の月給の50%（1回）です。IT担当の方が兼務していた営業事務・受発注・総務などの定型の事務作業は、後任が決まるまでリモートで代わりに行います（月給の60〜80%／月、最低2か月）。機器の設定や保守、セキュリティの作業は、今の保守会社か社内の方にお願いすることになります。仕組みは引継ぎ代行とは、私たちが行う業務はサービスの一覧でご覧いただけます。相談と簡易診断は無料です（お問い合わせ）。
よくあるご質問
IT担当が辞めると決まったら、最初に何をすればよいですか
管理者が退職する方1人だけになっているサービスを探し、会社の方（社長や管理部門の方）を管理者に追加します。あわせて、ドメインの登録した事業者と更新日、支払い方法を確かめます。この2つは、退職したあとでは本人にしかできない手続きが残りやすいからです。
パスワードは一覧にして渡してもらえばよいですか
パスワードの値そのものを一覧や引き継ぎ書に書くのは避けます。ファイルが漏れたときに、そのまま使われてしまうためです。会社で決めた方法（パスワード管理ツールの共有など）で受け渡し、退職したあとに変えます。具体的な設定は、保守会社・ベンダーにご確認ください。
IT担当が総務との兼務です。何から分ければよいですか
まず、総務の業務とITの業務を分けて書き出します。ITの業務は、管理者・名義・2段階認証の端末のように、退職する方に結びついたものが多く、総務の引き継ぎ書には書き切れません。総務の業務は総務の引き継ぎ書テンプレート、ITの部分は上で紹介したIT・システム担当の引き継ぎシートに分けると漏れが減ります。
退職した方のアカウントは、退職日にすぐ削除してよいですか
削除する前に、メールやファイルを会社の場所に移す時間をとります。Google Workspace ではほかのユーザーに移さなかったドライブのデータは削除され、Microsoft 365 では OneDrive のファイルは既定で30日間残ります。いつ止め、いつ削除するかの社内の決まりについて、法律の面で迷うときは顧問の弁護士・社労士にご確認ください。
