営業事務や受発注の業務は、手順そのものより「この取引先はこうする」という細かいルールが多い仕事です。締め時間、単価、書類の形式、急ぎの注文の扱いが取引先ごとにちがい、それが担当の方の頭の中にだけある、ということがよくあります。このテンプレートは、業務ごとに確かめることを付けて、そのルールを書き出せるようにしています。
判断の基準や注意点をどこまで書けばいいか迷うときは、営業事務を含む3職種の業務30個に、判断の基準と注意点まで書き込んだ「職種別の引き継ぎ書（記入例つき）」を、無料の3点セットの特典としてお送りしています。
テンプレートに入っている業務
| 業務 | 書くときに確かめること |
|---|---|
| 受注の入力 | 取引先ごとの締め時間、単価がちがうときの扱い、二重の注文の見分け方 |
| 出荷の手配 | 当日出荷の締め時間、運送会社、急ぎのときの手段 |
| 見積書の作成 | 単価表の場所、値引きしてよい範囲と承認者 |
| 発注書の作成 | 仕入先ごとの発注方法、発注の締め |
| 納期の回答 | 在庫・出荷予定の見方、遅れるときの連絡の仕方 |
| 請求書の発行の準備 | 締め日、請求の形式（取引先指定の書式があるか） |
| 在庫の確認 | どのシステムで見るか、少なくなったときの発注の基準 |
| 取引先の登録・変更 | 新しい取引先の登録の流れ、与信の確認は誰がするか |
| 問い合わせの一次対応 | よくある問い合わせと答え、営業担当に回すもの |
| 売上の集計・報告 | 誰に、いつ、どの形で報告するか |
取引先ごとのルールの書き方
営業事務の引き継ぎ書でいちばん大事なのは、取引先ごとのちがいです。主な取引先について、次の項目を「関係者」のシートに書いておくと、後任の方が迷いません。
| 項目 | 書き方の例 |
|---|---|
| 注文の来かた | FAXとメールの両方で来ることがある。注文番号で重複を確かめる |
| 締め時間 | 15時までの注文は当日出荷。それ以降は翌日 |
| 単価・値引き | 年間単価で契約。値引きは3%まで、超えるときは課長の承認 |
| 書類 | 納品書は先方指定の書式。請求書は月末締め、翌月5日までに郵送 |
| 気をつけること | 担当の田中様は午前中の電話がつながりやすい |
値引きや納期の判断は、数字と、超えたときに誰に確認するかまで書きます。「状況に応じて」と書くと、後任の方はその状況を判断できません。判断の基準の書き方は、引き継ぎ書の書き方でくわしく紹介しています。
年間スケジュール
テンプレートの年間スケジュールには、単価の改定、大型連休・夏季・年末年始の休業と出荷の案内、期末の締めなど、営業事務でよくある年1回の業務を入れています。休業の案内は、前年の案内文の場所を書いておくと、後任の方がそのまま使えます。取引先への担当交代の連絡は、引き継ぎメールの例文を使ってください。
営業事務の引き継ぎを外に頼むときは
引継ぎ代行プラスは、営業事務・受発注を担当していた方からオンラインで業務を引き継ぎ、取引先ごとのルールを表にまとめます。後任の方が決まるまでは、受注の入力、見積書の作成、納期の回答などの業務をリモートで代行します。くわしくは営業事務・受発注の引継ぎをご覧ください。
よくあるご質問
本当に無料ですか？登録は必要ですか？
無料です。メールアドレスの登録もいりません。ボタンを押すと、そのままファイルがダウンロードされます。
取引先が多くて、全部は書ききれません。
売上の大きい取引先と、ルールが特殊な取引先から書きます。ふつうのルールで回る取引先は「標準どおり」とまとめて、標準のルールを1か所に書いておけば足ります。
営業担当の業務も入れられますか？
入れられます。業務一覧の下の行に足してください。顧客との商談や価格の判断など、営業担当が持つ業務は、誰が引き継ぐかを上司が先に決めます。