IT・システム担当（ひとり情シス）の引き継ぎシート（Excel）

社内のIT担当が1人だけの会社では、その方が辞めると、誰も管理画面に入れない、ドメインの更新がどこから来るのかわからない、という状態になりがちです。業務の手順よりも先に困るのは、「誰の名義で、どこに登録してあるか」がわからなくなることです。このシートは、システムの引き継ぎで抜けやすい名義・更新期限・2段階認証の端末を、1つずつ書き出せる形にしています。

業務全体の引き継ぎ書は引き継ぎ書テンプレートを使い、ITとシステムの部分はこのシートに分けて書くと整理しやすくなります。

テンプレートに入っている9つのシート

各シートには、グレーの記入例を2〜4行入れています。書き方がわかったら、消すか上書きしてください。シート同士は「No」でつなぎます（例：ドメインの契約の管理画面は、アカウント一覧の No.3）。

パスワードは書かず、保管場所を書く

このシートには、パスワード、Wi-Fiのパスワード、VPNの接続情報、管理画面のパスワードなど、「値」そのものは書きません。書くのは「どこに保管しているか」だけです。たとえば「パスワード管理ツールの『IT管理』フォルダ」「金庫の封筒『ドメイン』」のように書きます。

引き継ぎのシートは、メールやチャットで回したり、印刷したりします。値が書いてあると、ファイルが漏れたときにそのまま使われてしまいます。パスワードは会社で決めた方法（パスワード管理ツールの共有など）で受け渡し、退職したあとに変更します。

書き方のコツ

「誰の名義か」を必ず書く　アカウント一覧と契約の一覧では、サービス名よりも名義の欄が大事です。管理者のアカウントが退職する方の個人の名前になっている、ドメインの管理の会員登録が個人のGmailになっている、支払いが個人のクレジットカードになっている。この3つは、退職したあとに見つかると直すのに手間がかかります。わからない欄は「わからない」と書いておき、退職する方と一緒に管理画面を開いて確かめます。

2段階認証の端末を書く　ログインのときに確認のコードを受け取る端末が、退職する方の私物のスマートフォンになっていることがあります。端末の持ち主と、認証アプリかSMSかを書き、退職前に会社の端末へ移します。

「判断の基準」を書く　機器・ネットワーク・定期作業・取引先のシートには、判断の基準の欄があります。どの程度なら社内で対応し、どこからは保守会社に連絡するかを書きます。

更新日は日付で入れる　「契約・更新期限」の更新日を日付で入れると、残り日数が出て、60日を切ると色が付きます。年に1回しか来ない更新は、退職する方も忘れていることがあります。前の年の請求書やクレジットカードの明細を見返しながら書くと、漏れが減ります。

IT担当が辞めるとき、会社が先に確かめること

シートを書く前に、会社の方（社長・管理部門）が確かめておくことを5つ挙げます。どれも、最終出社日を過ぎると本人にしかわからない、または本人にしかできないことです。止まると困る順番や退職日までのスケジュール、後任がいないときの回し方は、システム担当・情シスが退職するときの引き継ぎにまとめています。

1. 管理者が1人だけのサービスがないか

メール・グループウェア、会計ソフト、ホームページの管理画面などで、管理者が退職する方1人だけになっていないかを確かめます。1人だけなら、会社の方を管理者に追加し、管理者を2人以上にします。そのうえで、退職する方の管理者の権限を外します。

2. ドメインの名義と、どこに登録しているか

会社のメールアドレスとホームページのドメインは、止まると影響がいちばん大きいものです。登録者（名義）、登録した事業者（ドメインの登録サービスの会社）、管理の会員アカウント、更新日、支払い方法を確かめます。

.jp のドメインの場合、登録の情報の変更や移転の申請は、すべて管理を委託している指定事業者（登録した事業者）を通じて行い、JPRS（.jp を管理する会社）に直接申請することはできません（JPRS「JPドメイン名の各種申請について」）。また、JPRSがどの指定事業者が管理しているかを教えるのは、登録者か、登録・技術の連絡担当者であることが確認できた場合だけです（同じページ）。登録した事業者がわからないまま退職されると、調べるのに時間がかかります。

有効期限を過ぎ、回復の申請もされなかったドメイン名は、データベースから削除され、同じ文字列をほかの人が登録できるようになります（JPRS「JPドメイン名のライフサイクル」）。支払いが個人のクレジットカードになっている場合は、カードを会社のものに変えるまで、更新日を必ず確かめてください。.com などほかのドメインの手続きは、登録した事業者に確認してください。

3. 個人のアドレス・個人のカードで登録しているもの

退職する方の個人のメールアドレスで登録したサービスは、退職後にパスワードを再設定しようとしても、メールが個人に届きます。個人のクレジットカードで払っているサービスは、カードが止まると更新できません。アカウント一覧の「個人のアドレスで登録しているか」の欄と、契約の一覧の「支払い方法」の欄で洗い出し、会社のものに変えます。

4. 2段階認証の端末とバックアップコード

認証アプリやSMSの電話番号が私物の端末になっているものを、会社の端末に移します。あわせて、端末をなくしたときに使うバックアップコード（復旧用のコード）の保管場所を確かめます。

5. 保守会社・ベンダーへの連絡

保守会社やベンダーの窓口が退職する方のままだと、障害や更新のお知らせが届きません。担当が替わることと新しい窓口を、最終出社日の前に伝えます。保守の契約で何をしてもらえるか（範囲）も、このときに確かめておくと、後任の方が判断しやすくなります。

管理者の権限の付け替えや、パスワードの受け渡しの考え方は、退職日までに引き継ぎが間に合わないときの「アカウントと権限」でも触れています。引き継ぎ全体の流れは業務の引き継ぎのやり方をご覧ください。

書く時間がないときは

IT担当の方は、ふだんの問い合わせ対応をしながら引き継ぎの準備をすることが多く、書く時間がとれないことがあります。引継ぎ代行プラスでは、退職する方からオンラインで聞き取り、このシートにあたる一覧と、定期作業の手順書・画面操作の動画マニュアル・引継ぎAI（質問に答えるAI）にまとめます。料金は退職する方の月給の50%（1回）です。機器の設定や保守の作業は、今の保守会社か社内の方にお願いすることになります。くわしくは引継ぎ代行とはをご覧ください。相談は無料です（お問い合わせ）。

よくあるご質問