引き継ぎがされていない・雑だったとき、後任の方が最初にやること

異動や入社で新しい業務を担当したものの、前任の方からの引き継ぎがほとんどなかった。資料はあっても、手順のメモが数枚だけで、判断のしかたがわからない。こうした状況は珍しくありません。

この記事では、引き継ぎがされていない、または不十分だったときに、後任の方が最初の1〜2週間でやることを紹介します。前任の方を責めるより、業務を止めないことを優先する進め方です。

まず、状況を3つに分ける

引き継ぎが足りないといっても、状況によってやることが変わります。

状況	最初にやること
前任の方が社内にいる（異動など）	わからないことを一覧にして、まとめて聞く時間をもらう
前任の方が退職したが、連絡がとれる	上司を通して、質問できるかを確かめる
前任の方に連絡がとれない	会社に残っている記録から業務を起こし直す

前任の方が退職している場合、直接連絡をとる前に、上司に相談します。退職した方に質問できるかどうかは、本人と会社の了承が要るためです。

1. 期限が近い業務から洗い出す

全部を一度に理解しようとすると、目の前の業務が止まります。最初の数日は、期限が近い業務を見つけることを優先します。

カレンダー　前任の方の予定表に残っている定例の会議や締め日
送信済みのメール　過去3か月分。誰と、何を、どのくらいの頻度でやりとりしているか
共有フォルダの更新履歴　毎月・毎週更新されているファイルは、定期的な業務の手がかり
取引先・社内からの問い合わせ　届いた問い合わせが、そのまま業務の一覧になる

見つけた業務は、期限と一緒に一覧にします。業務棚卸しのフォーマットを使うと、頻度や期日、使うツールを同じ形で整理できます。

2. 記録からやり方を読み解く

手順がわからない業務は、前回どうやったかの記録から読み解きます。

記録	わかること
前回送ったメールや書類	誰に、どの形式で、何を送っていたか
システムの入力履歴	どの画面で、どの項目を入れていたか
共有フォルダのファイル	使っていたテンプレートや、毎回の作り方
前年の同じ時期の記録	年に1回の業務のやり方と時期

読み解いたやり方は、その都度メモに残します。そのメモが、次の人への引き継ぎ書になります。書き方は引き継ぎ書の書き方が参考になります。

3. 判断がわからないものは、上司に決めてもらう

手順は記録からわかっても、「値引きをどこまで受けていたか」「この取引先の例外はなぜか」といった判断は、記録に残っていないことが多いです。わからない判断を自分で決めると、あとで取引先とのトラブルになることがあります。

判断がわからないものは一覧にして、上司にまとめて相談します。1つずつ聞くより、まとめて相談するほうが、上司も全体を見て決めやすくなります。

相談するときの書き方の例

前任の山田さんの業務のうち、次の3つは判断の基準がわかりませんでした。今後の扱いを決めていただけますか。 1. 株式会社△△からの値引きの相談（これまでの記録では3%と5%の両方がある） 2. 15時以降に届いた急ぎの注文を、当日出荷にしてよいか 3. 毎月の売上報告を、誰に送ればよいか

4. わかったことを、引き継ぎ書として残す

引き継ぎがなかった業務は、自分が次に誰かに渡すときにも同じことが起きます。読み解いたやり方と、上司に決めてもらった判断を、引き継ぎ書の形で残しておきます。引き継ぎ書テンプレートを使えば、業務一覧・判断の基準・関係者・アカウントを同じ形で書けます。

一人で抱えないために

引き継ぎがされていない状態で業務を回すのは、後任の方にとって負担の大きいことです。わからないことがあるのは、後任の方の力不足ではありません。

業務が止まりそうなものは、早めに上司に伝える
期限に間に合わないものは、間に合わないとわかった時点で伝える
読み解くのに時間がかかっていることを、上司に見える形にしておく

会社の側では、担当者が替わるたびに同じことが起きないよう、引き継ぎのやり方を決めておくことが対策になります。会社として進める引き継ぎの流れは、業務の引き継ぎガイドにまとめています。経理の業務で引き継ぎがなかった場合は、経理の引き継ぎがないまま前任者が辞めたときもご覧ください。

引継ぎ代行プラスでできること

引継ぎ代行プラスは、引き継ぎがないまま担当の方が辞めた会社に、会社に残っているメール・ファイル・システムの記録から業務を起こし直す「立て直し」を行います（引き継ぎなしの立て直し）。業務一覧と判断の表、マニュアル、引継ぎAIにまとめ、後任の方が決まるまでの業務もリモートで代行できます。相談と簡易診断は無料です（お問い合わせ）。