引き継ぎのコツとポイント。前任・後任・上司がそれぞれ押さえること

引き継ぎがうまくいくかどうかは、資料の出来より、段取りと分担で決まることが多いです。前任の方が丁寧に資料を作っても、上司が引き継ぐ相手を決めていなかったり、後任の方が一度も業務をやってみないまま最終出社日が来たりすると、引き継ぎは途中で止まります。

この記事では、引き継ぎのコツを、前任の方・後任の方・上司のそれぞれの立場で紹介します。

引き継ぎで抜けやすい5つのこと

立場ごとのコツの前に、引き継ぎで抜けやすいことを確かめておきます。

抜けやすいこと	抜けると起きること
判断の基準（こういうときはこうする）	後任の方が毎回、上司に聞くことになる
年に1回の業務	決算や年末の案内など、退職後に初めて来たときにわからない
社外の関係者と、やりとりのくせ	取引先への連絡が止まる。相手に迷惑がかかる
アカウントと権限	ログインできないシステムが残る
進行中の案件	返事待ちの案件が放置される

この5つを先に押さえると、引き継ぎの漏れが大きく減ります。

前任の方（渡す側）のコツ

1. 手順より判断を先に書く　手順は、後任の方が画面を見ればある程度わかります。判断は、前任の方がいなくなると誰にもわかりません。
2. 「いつもの」を使わない　ファイル名、画面の名前、取引先の会社名で書きます。自分にとって当たり前のことほど、書き漏れます。
3. 書くより録画する　細かい画面操作は、文章で書くより、業務をしながら声で説明して録画したほうが早く伝わります。
4. 最終出社日の1週間前に一度終わらせる　残りの1週間を、後任の方と一緒に業務をやる時間に使います。
5. 資料は会社の共有フォルダに置く　個人のパソコンに残すと、退職後に開けなくなります。

引き継ぎ書の書き方と項目は、引き継ぎ書の書き方でくわしく紹介しています。

後任の方（受け取る側）のコツ

1. 資料を読むだけでなく、やってみる　前任の方がいるうちに、資料を見ながら自分で業務をやってみます。わからないところが具体的に見えます。
2. わからないことは一覧にして、まとめて聞く　1つずつ聞くより、まとめて聞くほうが前任の方の時間もとりません。
3. 判断の理由も聞く　「どうするか」だけでなく、「なぜそうしているか」を聞くと、資料にない場面でも判断しやすくなります。
4. 聞いたことを資料に書き足す　前任の方に聞いた答えは、その場で引き継ぎ書に書き足してもらいます。次の人への引き継ぎにも使えます。

引き継ぎが十分でないまま業務を受け持った場合は、引き継ぎがされていない・雑だったときを参考にしてください。

上司・会社のコツ

1. 引き継ぐ相手と期間を最初に決める　前任の方は、誰に向けて資料を作ればいいかが決まらないと動けません。後任が決まっていなければ、決まるまで業務を持つ方を決めます。
2. 業務を減らす機会にする　引き継ぐ前に、慣例で続けている業務をやめられないか見直します。引き継ぐ量そのものが減ります。
3. 引き継ぎの時間を業務として確保する　前任の方にも後任の方にも、ふだんの業務があります。引き継ぎの時間を予定に入れ、ほかの業務を減らします。
4. 取引先への連絡の時期を決める　社内での発表より先に取引先に伝わらないよう、順番を決めます。

日ごとの段取りは、引き継ぎ計画書・チェックリストを使うと立てやすくなります。

引き継ぎの準備で最初の1週間に決めること

決めること	決める人
最終出社日と、有給休暇の日数	上司・前任の方
業務ごとに、誰に引き継ぐか（やめる業務も）	上司
引き継ぎ書を書き終える日	上司・前任の方
後任の方と一緒に業務をやる期間	上司
取引先に担当交代を伝える時期	上司

期間の考え方は引き継ぎ期間の目安、全体の流れは業務の引き継ぎガイドにまとめています。

引継ぎ代行プラスでできること

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