引き継ぎマニュアルは、何十ページもの1冊にすると、後任の方が知りたいところにたどり着けません。このテンプレートは、1つの業務を1枚にまとめる形にしています。業務の数だけ作り、引き継ぎ書の業務一覧から各マニュアルへリンクすると、探しやすくなります。
テンプレートに入っている5つの欄
| 欄 | 書くこと |
|---|---|
| 1. この業務について | 業務名、目的、頻度・タイミング、期日、準備するもの、所要時間、録画の場所、最終更新 |
| 2. 手順 | やること、ポイント（画面のどこを見るか）、録画の何分あたりか |
| 3. 判断の基準 | どういうときに、どうするか、迷ったら誰に聞くか |
| 4. よくあるミス | よくあるミス、防ぎ方、起きたときの直し方 |
| 5. 困ったときの連絡先 | こんなとき、誰に、どうやって連絡するか |
手順の欄に「録画の位置」を書くのがこのテンプレートの特徴です。細かい画面操作は文章で書くより録画のほうが伝わるので、手順書には「何をするか」と「どこに気をつけるか」だけを書き、操作は録画の該当箇所を見てもらいます。
書き方のコツ
- 目的を最初に書く 何のための業務かがわかると、後任の方が手順にない場面でも判断しやすくなります。
- 手順は1行1動作 「開いて、入力して、保存する」を1行にせず、3行に分けます。
- 画面の名前は画面に出ている言葉で書く 「いつもの画面」ではなく「受注入力」「取引先マスタ」のように書きます。
- 判断とミスは手順と分けて書く 手順の途中に例外を書き込むと、手順が追いにくくなります。例外は判断の基準の欄にまとめ、手順からは「判断の基準1」のように参照します。
- 最終更新の日付と名前を入れる 古いマニュアルが残っていると、後任の方はどれを信じればいいかわかりません。
読まれるマニュアルにするには
マニュアルが読まれない理由は、長くて探せないこと、古くなっていること、判断が書かれていないことの3つが大きいです。1業務1枚にする、最終更新を入れる、判断の欄を分ける、というこのテンプレートの形は、その3つへの対策です。
マニュアルと録画をもとに、質問に答えるAIを用意して「〇〇のときはどうする？」と聞ける形にする方法もあります。動画マニュアルとAIを組み合わせる作り方は、引き継ぎマニュアルの作り方で紹介しています。
よくあるご質問
本当に無料ですか？登録は必要ですか？
無料です。メールアドレスの登録もいりません。ボタンを押すと、そのままファイルがダウンロードされます。
マニュアルは、全部の業務について作るべきですか？
作るのは、後任の方が一人でやる業務のうち、手順が多いものや、ミスが起きると影響が大きいものからで構いません。毎日やる簡単な業務は、録画だけで足りることもあります。どこまで作るかの目安は、引き継ぎ資料の作り方にまとめています。
録画はどうやって撮ればいいですか？
パソコンの画面録画の機能や、オンライン会議の録画を使えば、特別なツールはいりません。前任の方が実際に業務をしながら、声で説明して録画するのがいちばん早い方法です。1本は1つの業務、5〜10分を目安にします。