引き継ぎメールの例文。取引先・社内への挨拶と、後任の方の着任メール

担当者が替わることを取引先や社内に伝えるメールは、引き継ぎの最後の仕上げです。連絡が漏れると、取引先が前任の方あてに送り続けたり、問い合わせ先がわからなくなったりします。

この記事では、引き継ぎで送るメールの例文を、場面ごとに紹介します。例文は、会社名や日付を書き換えてそのまま使えます。

引き継ぎのメールを送る時期

メール	送る人	送る時期の目安
取引先への担当交代の挨拶	前任の方（後任の方をCCに入れる）	最終出社日の1〜2週間前
社内への担当交代の連絡	前任の方、または上司	最終出社日の1週間前
後任の方の着任の挨拶	後任の方	前任の方の挨拶のすぐあと、または着任日
後任が未定のときの連絡	上司	最終出社日の1〜2週間前

取引先への連絡は、上司と相談して、退職や異動を伝えてよい時期を決めてから送ります。社内での発表より先に取引先に伝わらないよう、順番に気をつけます。

取引先への担当交代の挨拶（前任の方から）

後任の方をCCに入れて送ると、取引先がそのまま後任の方のアドレスを登録できます。

件名：担当者変更のご挨拶（株式会社〇〇山田）

株式会社△△ 購買部　田中様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の山田です。

私事で恐縮ですが、11月30日をもって退職することになりました。在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。

12月1日以降は、同じ営業部の佐藤が担当いたします。これまでのご注文の内容や、締め日・お支払いの条件は、佐藤にすべて引き継いでおります。本メールのCCに佐藤を入れておりますので、今後のご連絡は佐藤あてにお願いいたします。

佐藤一郎（営業部）メール：[email protected]　電話：06-0000-0000

最終出社日の11月20日までは、私もこれまでどおり対応いたします。今後とも、変わらぬお引き立てをお願いいたします。

退職の理由は書かなくて構いません。異動の場合は「12月1日付で〇〇部へ異動することになりました」と書き換えます。

社内への担当交代の連絡

社内向けは、何の業務が誰に移るかを具体的に書くと、問い合わせ先を迷わせません。

件名：【担当変更】受発注業務の担当について（11月20日〜）

営業部の皆さま

お疲れさまです。山田です。 11月20日の最終出社をもって、私が担当していた業務を次のとおり引き継ぎます。

・受注の入力、出荷手配：佐藤さん・見積書の作成：鈴木さん・取引先の年間単価の改定：佐藤課長

手順と判断の基準は、共有フォルダ「引き継ぎ_山田」の引き継ぎ書にまとめています。 11月20日までは、私にもご連絡いただいて大丈夫です。短い間でしたが、ありがとうございました。

後任の方からの着任の挨拶

前任の方の挨拶のすぐあとに送ると、取引先が新しい担当を覚えやすくなります。

件名：担当者変更のご挨拶（株式会社〇〇佐藤）

株式会社△△ 購買部　田中様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の佐藤です。

山田からご案内のとおり、12月1日より貴社を担当させていただくことになりました。これまでのお取引の内容は山田から引き継いでおりますが、至らない点がございましたら、遠慮なくお申しつけください。

近いうちに、改めてご挨拶にうかがえればと存じます。今後とも、よろしくお願いいたします。

後任が決まっていないときの連絡

後任が決まっていない場合は、決まるまでの窓口を書きます。窓口がないまま前任の方が辞めると、取引先からの連絡が宙に浮きます。

件名：担当者変更のご連絡（株式会社〇〇）

株式会社△△ 購買部　田中様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇営業部の佐藤です。

貴社を担当しておりました山田が、11月30日をもって退職いたします。後任は現在調整中のため、決まるまでの間は私、佐藤が窓口を務めます。ご注文やお問い合わせは、引き続き下記までお願いいたします。

佐藤一郎（営業課長）メール：[email protected]　電話：06-0000-0000

後任が決まりましたら、改めてご連絡いたします。

後任が見つかるまでの業務をどう回すかは、後任が見つかるまでの業務の回し方で選択肢を比べています。

産休・育休で一時的に担当が替わるとき

産休・育休の場合は、戻る予定があることと、その間の担当を書きます。

件名：担当者変更のご連絡（12月〜）

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の山田です。

私事で恐縮ですが、12月1日から産休・育休をいただくことになりました。休業の間は、佐藤が貴社を担当いたします。本メールのCCに佐藤を入れておりますので、今後のご連絡は佐藤あてにお願いいたします。

復帰の時期が決まりましたら、改めてご連絡いたします。

休業の間の業務の回し方は、産休・育休の代替要員が見つからないときにまとめています。

メールを送る前に確かめること

送る相手の一覧を作る　送信済みメールを3か月分さかのぼり、やりとりのある相手を書き出します。引き継ぎ書の「関係者」の欄がそのまま使えます。
連絡先を確かめる　後任の方のメールアドレスと電話番号を、本人に確かめてから書きます。
一斉送信にしない　取引先には、相手ごとに宛名を入れて送ります。複数の取引先をCCで並べると、ほかの取引先のアドレスが見えてしまいます。
自動返信を設定する　最終出社日から退職日まで、後任の方の連絡先を書いた自動返信を設定しておくと、連絡が漏れた相手にも届きます。

関係者の一覧を含む引き継ぎ書の書き方は、引き継ぎ書の書き方、業務の引き継ぎ全体の流れは業務の引き継ぎガイドをご覧ください。

英語でのメールは、引き継ぎの英語（handover）と例文に、社内・取引先・後任の着任・不在時の自動返信のテンプレートをまとめています。

引継ぎ代行プラスでできること

引継ぎ代行プラスは、退職する方（または休業に入る方）からオンラインで業務を引き継ぎ、取引先・関係者の一覧を含む業務一覧と判断の表、マニュアル、動画マニュアル、引継ぎAIにまとめます。後任の方が決まるまでの業務も、リモートで代行できます（営業事務・受発注・総務など）。取引先とのやりとりは「〇〇社業務サポート担当」として対応し、顧客の窓口は社内の方に持っていただく形もとれます。相談と簡易診断は無料です（お問い合わせ）。