マニュアルを残しても、後任の方が困ったときに、どこに何が書いてあるかを探すのは大変です。何十ページもの手順書から答えを探すより、「A社から単価のちがう注文が来たらどうする？」と聞けるほうが早く確かめられます。
引継ぎ代行プラスの引継ぎAIは、退職・休業する方から私たちが直接聞き取って作った資料をもとに、質問に答えます。前任の方が辞めたあとも、残した資料に「聞ける」状態にします。
引継ぎAIでできること
| できること | 中身 |
|---|---|
| 質問に答える | マニュアル・動画マニュアル・判断表・業務一覧をもとに、後任の方や社内の方の質問に答えます |
| 答えのもとを示す | 答えには、もとになった資料の箇所を示します。後任の方は、その場で資料を開いて確かめられます |
| 判断の基準を引き出す | 「こういうときはこうする」という前任の方の判断の基準を、聞き取りの段階から集めて答えに使います |
引継ぎAIの答えのもとは、資料です。そのため、資料に書いていないことは答えられません。新しい判断が必要なことは、会社の方が判断します。
自分でAIに資料を読み込ませるのと、何がちがうか
生成AIに引き継ぎ書を読み込ませれば、質問に答えるAIは自分でも作れます。作り方は社内ナレッジAIの作り方で紹介しています。ただ、AIの答えの質は、読み込ませる資料の質で決まります。
| 自分で作る場合 | 引継ぎ代行プラスの引継ぎAI | |
|---|---|---|
| もとになる資料 | 前任の方が書いた引き継ぎ書（判断の基準が抜けやすい） | 私たちが前任の方から直接聞き取り、判断の基準・例外・関係者まで含めて作った資料 |
| 動画 | 別に用意する | 業務ごとの画面の録画を作り、手順書と合わせて資料にする |
| 前任の方の手間 | 引き継ぎ書を書く、AIの答えを確かめる | オンラインの聞き取りに答える（1時間×数回）、できた資料を確かめる |
| 情報の扱い | 使うAIサービスの設定を自分で確かめる | お客様の事前の承諾なく、お客様の情報をAIの学習に使いません |
進め方
- 無料の相談・簡易診断 業務の内容と退職予定日をうかがい、作る資料の範囲と料金の目安をお伝えします。
- 聞き取り（1〜2週間） 退職・休業する方とオンラインで、1時間×数回の聞き取りを行います。画面を共有してもらいながら、業務ごとに録画します。
- 資料と引継ぎAIの作成 聞き取りと録画から、業務一覧と判断表、マニュアル、動画マニュアルを作り、それをもとに引継ぎAIを用意します。
- 確認 退職する方と上司の方に、資料の内容と、引継ぎAIの答えを確かめていただきます。
- 後任の方への引き継ぎ 後任の方が決まったら、資料と引継ぎAIを使って私たちから引き継ぐこともできます。
料金
| 内容 | 料金 |
|---|---|
| 引継ぎを受ける（マニュアル・動画マニュアル・判断表・引継ぎAIの作成） | 退職する方の月給の50%（1回） |
| 後任の方への引継ぎ（業務の代行を頼まない場合） | 月給の30% |
| 後任が決まるまでの業務の代行 | 月給の60〜80%／月（最低2か月） |
引継ぎAIは、資料づくりとセットでお作りします。業務が変わったときの資料と引継ぎAIの更新もお受けします。内容と料金は、ご相談のうえで決めます。経理・給与計算は、業務の代行は行わず、資料・引継ぎAIの作成と、後任の方への引き継ぎまでを担当します。
よくあるご質問
引継ぎAIは、どんな業務に向いていますか？
営業事務・受発注、総務、経理、給与計算など、手順は決まっていても例外や取引先ごとのルールが多い業務に向いています。前任の方が1人で長く担当していて、判断の基準が頭の中にしかない業務ほど、残す効果が大きくなります。
AIがまちがった答えを出すことはありませんか？
AIの答えには、誤りが含まれることがあります。そのため、答えにはもとになった資料の箇所を示し、後任の方が確かめられるようにしています。判断が必要なことの最終的な判断は、会社の方にしていただきます。
社内の情報をAIに入れても大丈夫ですか？
お客様の事前の承諾なく、お客様の情報をAIの学習に使うことはありません。パスワードそのものは資料に入れず、保管場所だけを記録します。くわしくは利用規約をご覧ください。
マニュアルや動画は、会社に残りますか？
マニュアル・動画マニュアル・判断表などの資料は、料金のお支払いが完了した時点でお客様のものになります。引継ぎAIの仕組みのうち、私たちが共通して使っている部分は当社に権利が残り、サービスの利用に必要な範囲でお使いいただく形です。
すでに担当者が辞めてしまった場合も作れますか？
会社に残っているメール・ファイル・システムの記録から業務を起こし直す引き継ぎなしの立て直しで、手順書・判断表・引継ぎAIを作ります。
