営業の引き継ぎでいちばん抜けやすいのは、取引の数字ではなく、顧客との経緯です。顧客管理の表に売上は残っていても、「この顧客はこういう経緯で取引が始まった」「2年前にこういうトラブルがあった」といったことは、担当の方の頭の中にしかないことがほとんどです。このテンプレートは、そうした情報を顧客ごとに書き残せる形にしています。
テンプレートに入っている3つのシート
| シート | 書くこと |
|---|---|
| 顧客一覧 | 会社名、窓口の方、決裁者、年間の取引額の目安、取引の内容、優先度、引き継ぎ方、挨拶の予定日 |
| 顧客カルテ | 取引のきっかけ・経緯、先方の関係者と連絡のしかた、取引の条件、過去のトラブルと対応、気をつけること、今後の見込み |
| 進行中の案件 | 案件、今の状態、次にやること、期限、担当 |
優先度の付け方
全部の顧客を同じように引き継ぐ時間は、たいていありません。顧客一覧で優先度を付け、引き継ぎ方を決めます。
| 優先度 | 顧客 | 引き継ぎ方 |
|---|---|---|
| A | 売上の大きい顧客、取引が動いている顧客 | 前任の方と後任の方が一緒に訪問・面談して紹介する |
| B | 定期的に取引がある顧客 | 前任の方からの挨拶のメールと電話。後任の方が改めて挨拶する |
| C | 取引が少ない・止まっている顧客 | 挨拶のメールで担当の交代を知らせる |
顧客カルテの書き方のコツ
「過去のトラブルと対応」と「今後の見込み」は、前任の方にしか書けない部分です。後任の方が同じトラブルを繰り返したり、商談の機会を逃したりしないよう、優先度Aの顧客から必ず書いてもらいます。取引の条件は、値引きの上限など数字で書き、超えるときに誰に確認するかも書いておきます。
営業の引き継ぎ全体の進め方は営業の引き継ぎのやり方、取引先への挨拶のメールは引き継ぎメールの例文にまとめています。営業事務の側の引き継ぎには、営業事務の引き継ぎ書テンプレートを使ってください。
よくあるご質問
本当に無料ですか？登録は必要ですか？
無料です。メールアドレスの登録もいりません。ボタンを押すと、そのままファイルがダウンロードされます。
顧客管理システム（CRM）を使っていても必要ですか？
CRMに取引の記録が残っていれば、顧客一覧はそこから書き出せます。ただ、経緯やトラブル、先方の好みといった情報はCRMに残っていないことが多いので、カルテの欄だけでも書いておくと引き継ぎが楽になります。書いた内容は、あとでCRMのメモ欄に移せます。
顧客の情報を書いたファイルの扱いは？
顧客の情報が入るので、会社の共有フォルダの、見られる人を限った場所に置きます。個人のパソコンや個人のクラウドには置かないでください。