業務・仕事の引き継ぎとは？やり方と流れ、資料・期間・テンプレートまで

退職、異動、産休・育休。担当者が替わるたびに、業務の引き継ぎが起きます。引き継ぎは毎日の仕事ではないので、社内にやり方が決まっていないことが多く、前任の方が自己流で進め、後任の方が困る、ということが繰り返されがちです。

このページでは、業務の引き継ぎを、何を渡すか、どういう流れで進めるか、どのくらいの期間をとるか、どんな資料を作るかの順にまとめます。それぞれのくわしいやり方は、個別の記事とテンプレートにリンクしています。

業務の引き継ぎとは

業務の引き継ぎは、担当していた仕事を、後任の方が一人で回せる状態にして渡すことです。資料を渡して終わりではなく、後任の方が実際に業務を回せるところまでが引き継ぎです。

言葉の意味や英語での言い方、「引継ぎ」と「引き継ぎ」の書き分けは、引き継ぎの意味と英語にまとめています。

引き継ぎで渡す4つのもの

引き継ぎで渡すものは、大きく4つに分けられます。手順だけを渡すと、残りの3つが抜けます。

渡すもの	中身	抜けると起きること
業務と手順	何を、いつ、どの順番でやるか	業務そのものが止まる
判断の基準	「こういうときはこうする」という決まりと例外	後任の方が毎回、上司や前任の方に聞くことになる
関係者	社内外の誰と、何をやりとりしているか	取引先への連絡が止まる。誰に聞けばいいかわからない
情報とアカウント	ファイルの場所、使っているシステムとID、進行中の案件	資料が見つからない。ログインできない。案件が放置される

この4つを1つの文書にまとめたものが引き継ぎ書です。書き方と項目は引き継ぎ書の書き方で、記入例つきのテンプレートは引き継ぎ書テンプレート（Excel・Word）で紹介しています。

業務の引き継ぎの流れ

引き継ぎは、次の7つの順で進めると漏れが減ります。

順番	やること	主に動く人	使うもの
1	期間と、引き継ぐ相手を決める	上司	引き継ぎ計画書
2	業務をすべて書き出す	前任の方	業務棚卸しのフォーマット
3	業務を「引き継ぐ／ほかの人に渡す／やめる」に分ける	上司	棚卸しの結果
4	引き継ぎ書を書く（判断の基準まで）	前任の方	引き継ぎ書テンプレート
5	手順書を作り、画面操作を録画する	前任の方	マニュアルのテンプレート
6	後任の方が資料を見ながら業務をやってみる	前任の方・後任の方	引き継ぎ書、録画
7	関係者に担当の交代を伝え、アカウントを移す	上司	引き継ぎのメール例文

いちばん大事なのは1です。どの業務を、誰に、いつまでに引き継ぐかを上司が先に決めておかないと、前任の方は誰に向けて資料を作ればいいかわかりません。部下の退職が決まったときに上司が最初の1週間で決めることは、部下が退職するのに後任がいないときにまとめています。

引き継ぎの期間の目安

引き継ぎにかけられる期間は、退職日ではなく最終出社日までで考えます。有給休暇をまとめて消化する場合、退職日の数週間前に最終出社日が来るためです。

最終出社日まで	進め方
1か月以上	7つの流れのとおりに進め、最後の1週間を後任の方との確認に使う
2〜4週間	手順書は録画で代え、引き継ぎ書は業務一覧と判断の基準を優先する
2週間未満	判断の基準と、関係者・アカウントの一覧を最優先にする

期間の考え方と、2週間・1か月の場合の進め方は引き継ぎ期間の目安でくわしく紹介しています。残りが2週間を切っている場合の順番は、退職日までに引き継ぎが間に合わないときで紹介しています。日ごとの計画は引き継ぎ計画書・チェックリストを使ってください。

引き継ぎで作る資料

引き継ぎ資料は、1つの文書ではなく、役割のちがう資料の組み合わせです。

資料	役割	くわしいページ
引き継ぎ書	業務の全体、判断の基準、関係者、アカウント	書き方・テンプレート
手順書（マニュアル）	業務の手順を順番どおりに伝える	作り方・テンプレート
画面操作の録画	クリックの順番や、画面のどこを見るかを伝える	作り方・AIでマニュアルにする
業務一覧	業務の量と、誰が持つかを決める	棚卸しのフォーマット
質問に答えるAI	資料をもとに、後任の方の「〇〇のときは？」に答える	社内ナレッジAIの作り方

引き継ぎ書やマニュアルは、生成AIを使うと下書きまでの時間を短くできます（AIで引き継ぎ書を作る方法・プロンプト集）。どこまで作るかは、業務の量と残りの期間で決めます。目安は引き継ぎ資料の作り方にまとめています。作る時間がとれない場合は、退職する方から聞き取って資料にまとめるマニュアルの作成代行もあります。

場面ごとの引き継ぎ

場面	くわしいページ
産休・育休に入るとき	産休・育休の引き継ぎのやり方
営業担当が替わるとき	営業の引き継ぎのやり方
人事異動のとき	異動の引き継ぎのやり方
経理・総務・営業事務の担当が替わるとき	経理・総務・営業事務の引き継ぎ書テンプレート
後任が決まらないまま退職日が来るとき	後任が決まらないまま退職日が来るとき

立場ごとのポイント

立場ごとのコツは、引き継ぎのコツとポイントでくわしく紹介しています。

前任の方（引き継ぐ側）

手順より、判断の基準と年に1回の業務を優先して残します。自分にとっては当たり前のことほど、書き漏れます。「いつもの」「例の」を使わず、ファイル名や取引先名で書きます。

後任の方（引き継がれる側）

資料を読むだけでなく、前任の方がいるうちに一度、自分で業務をやってみます。わからなかったところを、その場で資料に書き足してもらいます。

上司・会社

引き継ぐ相手と期間を決めるのは上司の仕事です。後任が決まっていない場合も、決まるまで業務を持つ方を決めて、その方に向けて引き継ぎを進めます。後任が見つかるまでの選択肢は、後任が見つかるまでの業務の回し方で比べています。

引き継ぎがうまくいかないとき

引き継ぎがうまくいかない原因は、前任の方・後任の方・会社のどこか1か所だけにあるとは限りません。よくある形と、くわしいページです。

よくある形	くわしいページ
書いた資料が使われない、伝わらない	引き継ぎがうまくいかない原因と対策
辞めた方の仕事が上乗せされて、キャパオーバーになった	引き継ぎでキャパオーバーになったとき
仮の担当者を経由して、引き継ぎが2回起きる	二重引継ぎとは
前任・後任・上司のそれぞれに負担がかかる	引き継ぎのストレスと会社ができること
後任の方が、引き継ぎがされていない業務を受け持った	引き継ぎがされていない・雑だったとき
引き継ぎがないまま前任の方が辞めた	引き継ぎなしの立て直し

無料のテンプレート

このページで紹介したテンプレートは、すべて登録なしでダウンロードできます。

テンプレート	形式	使う場面
業務棚卸しのフォーマット	Excel	業務をすべて書き出し、誰が持つか決める
引き継ぎ計画書・チェックリスト	Excel	申し出から最終出社日までの段取り
引き継ぎ書テンプレート	Excel・Word	業務・判断の基準・関係者・アカウントを渡す
引き継ぎ書（シンプル版）	Word	業務が少ないとき、まず1枚にまとめたいとき
引き継ぎマニュアルのテンプレート	Word	業務ごとの手順書
経理の引き継ぎ書	Excel	経理の業務と、源泉所得税・年末調整などの年間スケジュール
総務の引き継ぎ書	Excel	備品・契約書・問い合わせなどの業務と年間スケジュール
営業事務の引き継ぎ書	Excel	受発注の業務と、取引先ごとのルール
顧客カルテ	Excel	営業担当の交代。顧客ごとの経緯と優先度
産休・育休の引き継ぎシート	Excel	休業中の変化の記録と、復帰の引き継ぎ直し
AIプロンプト集	Word	生成AIで引き継ぎ書・手順書を作る
英語の引き継ぎ書	Word	外資系の会社や、海外の同僚への引き継ぎ（日英併記）

引継ぎ代行プラスでできること

引継ぎ代行プラスは、退職する方（または休業に入る方）からオンラインで業務を引き継ぎ、引き継ぎ書にあたる業務一覧と判断の表、マニュアル、動画マニュアル、引継ぎAI（質問に答えるAI）にまとめます。料金は退職する方の月給の50%（1回）です。後任の方が決まるまでの業務も、リモートで代行できます（営業事務・受発注・総務など。経理・給与計算は引き継ぎまで）。相談と簡易診断は無料です（お問い合わせ）。職種ごとのご案内はサービス一覧をご覧ください。