引き継ぎがうまくいかない理由の多くは、やり方より段取りにあります。最終出社日の直前になって資料を作り始め、後任の方と確認する時間がなくなる、という形です。計画書で、誰が何をいつまでにやるかを先に決めておくと、最後の1週間を確認に使えます。
テンプレートの中身
引き継ぎ計画書（スケジュール）
退職日、最終出社日、引き継ぐ相手を書き、申し出の週から最終出社日までにやることを、時期・担当・やること・状態の表にしています。記入例として、よくある流れを10行入れています。
| 時期 | 担当 | やること |
|---|---|---|
| 申し出の週 | 上司 | 退職日・最終出社日・有給休暇の日数を確認し、引き継ぐ相手を決める |
| 申し出の週 | 前任 | 担当業務を書き出す |
| 1週目 | 上司 | 業務を「引き継ぐ／ほかの人に渡す／やめる」に分ける |
| 1週目 | 前任 | 引き継ぎ書に、業務ごとの目的・期日・判断の基準を書く |
| 2週目 | 前任 | よく使う業務の画面操作を録画する |
| 最終出社の1週間前 | 前任・後任 | 後任の方が資料を見ながら業務をやり、前任の方が横で見る |
| 最終出社日 | 上司 | アカウントの停止・権限の移し替えを確認する |
チェックリスト（12項目）
最終出社日までに確かめることを12項目にしています。「済」が付いていない項目が、残りの日数でやることです。
引き継ぎ期間の考え方
引き継ぎにかけられる期間は、退職日ではなく最終出社日までで考えます。有給休暇をまとめて消化する場合、退職日の数週間前に最終出社日が来るためです。
法律では、期間の定めのない雇用は、退職の申し入れから2週間で終わるとされています（民法第627条）。就業規則で申し出の時期を決めている会社もありますが、引き継ぎの期間が十分にとれるとは限りません。計画書は「使える日数」から逆算して作ります。
| 最終出社日まで | 計画の立て方 |
|---|---|
| 1か月以上 | 上の流れのとおりに進め、最後の1週間を後任の方との確認に使う |
| 2〜4週間 | 手順書は録画で代え、引き継ぎ書は業務一覧と判断の基準を優先する |
| 2週間未満 | 判断の基準と、関係者・アカウントの一覧を最優先にする。残り2週間での順番は引き継ぎが間に合わないときにまとめています |
計画書を作るときのポイント
上司が先に決めること どの業務を、誰に、いつまでに引き継ぐかは、前任の方ではなく上司が決めます。これが決まっていないと、前任の方は誰に向けて資料を作ればいいかわかりません。
後任が決まっていないとき 後任が決まるまで業務を持つ方を、計画書の「引き継ぐ相手」に書きます。決まっていないまま計画を止めると、最終出社日に間に合わなくなります。
確認の時間を先に押さえる 最終出社日の1週間前に、後任の方と業務を一緒にやる時間を、最初に予定に入れておきます。
業務の書き出しから始めるときは業務棚卸しのフォーマット、業務ごとの中身を残すときは引き継ぎ書のテンプレートを使ってください。
よくあるご質問
本当に無料ですか？登録は必要ですか？
無料です。メールアドレスの登録もいりません。ボタンを押すと、そのままファイルがダウンロードされます。
引き継ぎの期間は、どのくらいとればいいですか？
業務の量によりますが、最終出社日の1週間前までに資料ができ、残りの1週間で後任の方と確認できる日数があると進めやすくなります。それより短い場合は、判断の基準と関係者・アカウントの一覧を優先してください。
後任の方が決まる前に、計画を立ててもいいですか？
立ててください。後任の方が決まるまで業務を持つ方を決めて、その方に向けて資料を作ります。後任の方が決まったら、同じ資料で引き継げます。