総務の業務は、1つ1つは小さくても数が多く、社内の「なんでも屋」になっていることがよくあります。担当の方が辞めると、備品の発注先や契約の更新の時期、ビルの管理会社の連絡先など、ほかに誰も知らないことが一度に出てきます。このテンプレートは、よくある業務を先に並べて、書き漏れを減らす形にしています。
判断の基準や注意点をどこまで書けばいいか迷うときは、総務を含む3職種の業務30個に、判断の基準と注意点まで書き込んだ「職種別の引き継ぎ書（記入例つき）」を、無料の3点セットの特典としてお送りしています。
テンプレートに入っている業務
| 業務 | 書くときに確かめること |
|---|---|
| 備品・消耗品の購入と管理 | 発注先、1回で発注してよい金額、承認が要る金額 |
| 契約書の管理（台帳） | 原本の保管場所、更新の時期、自動更新の有無 |
| 社内からの問い合わせ対応 | よく来る問い合わせと答え、答えられないときの回し先 |
| 入社・退社の準備 | PC・アカウント・備品の用意と回収、社労士事務所に渡す書類 |
| 健康診断の手配 | 健診機関、時期、対象者の決め方 |
| オフィス・設備の管理 | ビル管理会社、修理の連絡先、鍵・入館証の管理 |
| 社用車の管理 | 車検・保険の時期、使う人の記録 |
| 郵便・来客・電話 | 会社でしかできない作業。誰が引き継ぐか先に決める |
| 社内行事・会議の準備 | 年間の予定、予約している会場 |
| 各種の届出・申請の準備 | どの役所・団体に、いつ、何を出しているか |
総務の引き継ぎでいちばん抜けやすいのは、契約の更新の時期です。オフィスの賃貸、リース、保守、保険など、自動更新の契約は、気づかないうちに更新されたり、解約の期限を過ぎたりします。契約書の台帳に「更新の時期」と「解約の連絡の期限」を書き、年間スケジュールに月で入れておきます。
年間スケジュール
テンプレートの年間スケジュールには、総務でよくある年1回の業務を入れています。会社によって時期がちがうものは「時期は会社ごと」としているので、自社の月を書き足してください。労働保険の年度更新や算定基礎届など、社会保険・労働保険の手続きは、社労士事務所に任せている場合は資料の準備だけを書きます。期限は日本年金機構や厚生労働省の案内で確かめてください。
総務の引き継ぎで先に決めること
- 会社でしかできない作業を誰が持つか 郵便の受け取り、来客、電話、現金の扱いなどは、リモートでは代われません。社内の誰が持つかを最初に決めます。
- 台帳を1か所にまとめる 備品、契約書、鍵、社用車などの台帳が、担当の方の個人のファイルに散らばっていることがあります。会社の共有フォルダにまとめてから引き継ぎます。
- 問い合わせの答えを残す 社内からよく来る問い合わせと答えを10個書き出すだけでも、後任の方の負担はかなり減ります。
業務の引き継ぎ全体の流れは、業務の引き継ぎガイドにまとめています。
総務の引き継ぎを外に頼むときは
引継ぎ代行プラスは、総務を担当していた方からオンラインで業務を引き継ぎ、業務一覧と判断の表、マニュアル、引継ぎAIにまとめます。後任の方が決まるまでの業務（備品・契約書の台帳の管理、社内からの定型の問い合わせ対応、データ入力、資料の作成など）は、リモートで代行できます。郵便・来客・現金など、会社でしかできない作業は社内に残していただきます。くわしくは経理・総務の引継ぎをご覧ください。
よくあるご質問
本当に無料ですか？登録は必要ですか？
無料です。メールアドレスの登録もいりません。ボタンを押すと、そのままファイルがダウンロードされます。
総務と経理を一人で担当していた場合は？
経理の引き継ぎ書テンプレートとあわせて使ってください。業務一覧を1つのファイルにまとめる場合は、片方のシートの行をもう片方に写して使えます。
人事・労務の業務も入れられますか？
入れられます。業務一覧の下の行に足してください。社会保険の手続きなど、社労士の業務にあたるものは、社内でやっていることと社労士事務所に出していることの分担を書いておきます。