営業事務や受発注の業務は、手順そのものより「この取引先はこうする」という細かなルールが多い仕事です。長く担当していた方が辞めると、締め日や書類の形式、値引きの扱いがわからなくなり、取引先に迷惑がかかることもあります。
引継ぎ代行プラスは、退職する方から取引先ごとのルールと例外の判断を引き継ぎ、後任の方が決まるまで受発注の業務をリモートで代行します。
こんなときにご相談ください
- 長く営業事務を担当していた方が、退職することになった
- 取引先ごとの締め日や単価、書類のルールが、担当の方の頭の中にしかない
- 営業の方が、受注の入力や請求書の作成を仮で引き受けることになりそうだ
- FAXやPDFで届く注文書を、毎日手で入力している
お引き受けする業務
| 業務 | 私たちが行うこと | 会社に残ること |
|---|---|---|
| 受注の入力 | 注文書やメールの内容を、販売管理システムや表に入力 | 通常と違う注文を受けるかどうかの判断 |
| 見積書の作成 | 単価表にもとづいて見積書を作成 | 価格や値引きの決定 |
| 請求書・納品書の作成 | 取引先ごとの締め日と形式に合わせて作成し、送付 | 金額に疑問があるときの判断 |
| 納期・在庫の確認 | 社内への確認と、取引先への定型の回答 | 納期が守れないときの対応の判断 |
| 発注 | 仕入先への定型の発注と、納期の管理 | 仕入先や条件の決定 |
| 定型の問い合わせ | 「〇〇社 業務サポート担当」として一次対応 | クレームや交渉への対応 |
取引先ごとのルールを表にします
退職する方との引継ぎで、取引先ごとに次のような表をつくります。後任の方にも、そのまま使っていただけます。
| 取引先 | 締め日 | 書類の形式 | 単価・値引き | 注意点 |
|---|---|---|---|---|
| A社 | 20日締め、翌月10日必着 | 先方指定の請求書 | 年間契約の単価表 | 担当者が月末に不在のことが多い |
| B社 | 月末締め | 自社の請求書をPDFで送付 | 数量に応じて3%まで値引き | 3%を超える場合は課長に確認 |
例外の判断（「こういうときはどうするか」）は、判断表と引継ぎAIに残します。後任の方はいつでも質問できます。
お引き受けしない業務
- 取引先の担当窓口、商談、新規の営業
- 価格・値引き・契約条件の決定
- 郵便・FAXの受け取り、現地での作業（スキャンやFAXの転送で、リモートにできる形にすることはできます）
- クレームの二次対応や、謝罪・補償の判断
料金の例
月給25万円の営業事務の方が退職する場合の例です（税別）。
| 内容 | 料金 |
|---|---|
| 引継ぎを受ける（マニュアル・動画マニュアル・引継ぎAIの作成） | 12.5万円（1回） |
| 業務代行（定型業務と判断業務が半々の場合、月給の70%） | 月17.5万円（最低2か月） |
| 仕組み化の構築 | 30万円〜 |
モニター企業（先着5社）は、引継ぎが無料です。
回しながら、仕組み化します
- FAX・PDFの注文書を読み取り、一覧に並べて、確認してから登録する
- 取引先ごとの締め日に合わせて、請求書を自動で下書きする
- 納期の問い合わせに、在庫と出荷予定から回答の下書きをつくる
よくあるご質問
取引先から見て、担当が外部に替わったことはわかりますか？
「〇〇社 業務サポート担当」として対応します。退職する方になりすますことはしません。担当交代のご案内の文面も、一緒におつくりします。
販売管理システムにアクセスしないと始められませんか？
引継ぎ（マニュアル・動画マニュアル・引継ぎAIの作成）は、オンラインのミーティングと画面共有だけで始められます。業務代行を始めるときに、私たち専用のアカウントを発行していただきます。
値引きの判断もお願いできますか？
価格や値引きの決定は、会社の方にお願いしています。判断表にある範囲の定型の処理は私たちが行い、それを超えるものは窓口の方に確認します。
