業務代行とは？派遣・業務委託（BPO）とのちがいと、サービスの選び方
業務代行は、会社の業務の一部を、外の会社に代わりに行ってもらうサービスです。人手が足りないとき、担当者が辞めたとき、専門の知識が要る業務を任せたいときなどに使われます。
ただ、「業務代行」「業務委託」「派遣」「BPO」「オンライン秘書」は、似た場面で使われる言葉で、ちがいがわかりにくいものです。この記事では、それぞれのちがいと、業務代行サービスの選び方を整理します。
業務代行とは
業務代行は、会社が決めた業務を、外の会社が自社の人と手段で行うサービスです。契約の形は、多くの場合「業務委託」です。代行する会社は、業務の結果や進め方に責任を持ち、作業する人への指示も代行する会社の側で行います。
似た言葉にBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）があります。BPOは、業務のまとまり（経理、人事、コールセンターなど）を、仕組みごと長く外に出すことを指すことが多い言葉です。業務代行は、それより小さな範囲や短い期間で頼む場合にも使われます。
派遣とのちがい
業務代行（業務委託）と派遣のいちばん大きなちがいは、作業する人に誰が指示を出すかです。
| 派遣 | 業務代行（業務委託） | |
|---|---|---|
| 作業する人への指示 | 派遣先の会社が出す | 代行する会社が出す |
| 働く場所 | 派遣先の会社が多い | 代行する会社の拠点、またはリモートが多い |
| 仕事の教え方 | 派遣先の社員が教える | 代行する会社が業務を理解して進める |
| 責任を持つもの | 派遣先は指示の内容、派遣会社は雇用 | 代行する会社が業務の進め方と結果 |
| 料金 | 時間単価が多い | 月額・業務の量・成果などで決まる |
どちらにあたるかは、契約書の名前ではなく、実際の働き方で判断されます（厚生労働省「労働者派遣事業と請負により行われる事業との区分に関する基準」関係疑義応答集）。業務委託の契約なのに、依頼した会社が作業する人に直接細かい指示を出していると、問題になることがあります。業務代行を頼むときは、指示を誰に、どう伝えるかを契約の前に決めておきます。
オンライン秘書とのちがい
オンライン秘書（オンラインアシスタント）も、リモートで業務を頼むサービスです。手順の決まった作業を、月◯時間の範囲で頼む形が多く、仕事のやり方は依頼する側が説明します。業務代行は、業務のまとまりを預け、進め方まで代行する会社が持つ形が多い点がちがいます。くわしくはオンライン秘書のデメリットで書いています。
業務代行で頼める業務
| 分野 | 業務の例 |
|---|---|
| 営業事務・受発注 | 受注の入力、見積書・請求書の作成、納期の回答 |
| 総務 | 備品・契約書の管理、社内からの問い合わせ対応 |
| 経理 | 記帳、請求・支払いの準備（税務申告は税理士の業務） |
| カスタマーサポート | 問い合わせの一次対応 |
| 制作・広告運用の進行 | 進行管理、レポートの作成 |
リモートで行う業務代行では、郵便・来客・現金など、会社でしかできない作業は社内に残ります。判断、承認、取引先の窓口も、会社に残すのが一般的です。
費用の決まり方
| 決まり方 | 中身 |
|---|---|
| 時間制 | 月に使える時間で決まる |
| 月額のパック | 業務の範囲を決めて月額で頼む |
| 業務の量 | 1件・1枚ごとに決まる |
| 人の月給をもとに決める | 辞める方・休む方の月給の何割、という形で決まる |
事務の外注の相場の目安は、事務の外注・事務代行の相場と選び方にまとめています。
業務代行サービスを選ぶときに確かめること
- 業務の範囲 頼みたい業務が入っているか。判断や窓口はどこまで持つか。
- 始めるまでに、誰が業務を教えるか 社内にやり方を説明できる人がいるか。いなければ、業務を理解するところから任せられるか。
- 指示の出し方 窓口は誰か。日々の依頼をどう伝えるか。
- 情報の扱い 秘密保持契約、アクセスできるシステムの範囲。
- 終わり方 最低の契約期間、終えるときに業務のやり方が会社に残るか。
社員が辞めた後の業務を任せる場合は、2がいちばん大事です。辞めた方のやり方を知っている人が社内にいないと、多くの業務代行は始められません。辞める方が在籍しているうちに、引き継ぎ書を残しておくと、どのサービスを選ぶ場合でも始めやすくなります。
引継ぎ代行という選択肢
引継ぎ代行は、業務代行の一つで、社員が辞める・休むときに、辞める方から代行する会社が直接業務を引き継ぎ、後任の方が決まるまで業務を回すサービスです。社内に教える人がいなくても始められる点が、ほかの業務代行とのちがいです。くわしくは引継ぎ代行とは、派遣や外注との比べ方は派遣・外注とのちがいをご覧ください。
引継ぎ代行プラスでできること
引継ぎ代行プラスは、辞める方（または休業に入る方）から私たちが直接業務を引き継ぎ、マニュアル・動画マニュアル・引継ぎAIにまとめたうえで、後任の方が決まるまでの業務をリモートで代行します（営業事務・受発注・総務など。経理・給与計算は引き継ぎまで）。派遣ではなく業務委託で、指示は会社の窓口の方から受けます。料金は辞める方の月給をもとに決まります。相談と簡易診断は無料です（お問い合わせ）。
