オンライン秘書のデメリットと向かない使い方。社員が辞めた穴埋めに使う前に確かめること

オンライン秘書（オンラインアシスタント）は、事務や経理、秘書業務などを、リモートで、必要な時間だけ頼めるサービスです。人を採用するより早く始められ、固定費も抑えられるため、使う会社が増えています。

一方で、使い方によっては「思ったほど楽にならなかった」と感じることもあります。特に、社員が辞めた穴を埋めるために使う場合は、向き不向きがはっきり分かれます。この記事では、オンライン秘書のデメリットを4つの点で整理し、向く使い方と向かない使い方を紹介します。

オンライン秘書のデメリット

1. 仕事のやり方は、依頼する側が教える

オンライン秘書は、依頼された作業を、依頼された手順で行う形が基本です。仕事のやり方や判断の基準は、依頼する側が説明する必要があります。

手順書がそろっている定型の作業なら問題ありません。ところが、社員が辞めて、その方の業務をまとめて頼みたい場合は、やり方を知っている人が社内にいないことがあります。辞めた方のやり方を誰かが説明できないと、オンライン秘書に頼むことも難しくなります。

2. 担当者が替わることがある

サービスによっては、チームで対応する形や、担当者が替わる形をとっています。決まった作業を頼むには向いていますが、取引先ごとのルールや社内の事情を覚えてもらう必要がある業務では、担当者が替わるたびに説明し直すことになる場合があります。

3. 料金は「時間」で決まることが多い

月に何時間まで、という時間で料金が決まるプランが多く見られます。作業の量が読める業務には向いていますが、説明ややりとりの時間も時間に含まれる場合、思ったより早く時間を使い切ることがあります。契約の前に、何が時間に数えられるかを確かめておくと安心です。

4. 任せられないことがある

リモートで行うサービスなので、郵便の受け取り、来客、現金の扱いなど、会社でしかできない作業は頼めません。また、判断や承認、取引先の窓口などは、会社に残すことがほとんどです。これはオンライン秘書に限らず、リモートで業務を外に任せる場合に共通することです。

向く使い方・向かない使い方

向く使い方	向かない使い方
手順が決まっている定型の作業（データ入力、日程調整、資料の整形など）	やり方を知っている人が社内にいない業務
作業の量が月ごとに読める	取引先ごとの細かいルールや判断が多い業務
社内に依頼のしかたを決めて、指示を出せる人がいる	依頼する側も忙しく、説明する時間がとれない
決まった業務を、長く続けて頼みたい	後任が決まるまでの、期間を区切った穴埋め

社員が辞めた穴埋めに使う前に確かめること

社員が辞めた後の業務を外に任せるときは、次の3つを先に確かめます。

業務のやり方を、誰が説明するか　辞める方が在籍しているうちに、手順と判断の基準を残せるか。残せないなら、外に頼む前に引き継ぎの資料づくりが必要です。
どこまでを任せ、どこを社内に残すか　判断、承認、取引先の窓口、会社でしかできない作業をどうするか。
いつまで頼むか　後任が決まるまでなのか、ずっとなのか。期間で、向くサービスが変わります。

引き継ぎ書を先に作っておけば、オンライン秘書に頼む場合でも、説明の手間が大きく減ります。書き方は引き継ぎ書の書き方、テンプレートは引き継ぎ書テンプレートにあります。

ほかの選択肢との比べ方

社員が辞めた後の業務の回し方には、オンライン秘書のほかにも、派遣、業務の代行（BPO）、引継ぎ代行などがあります。いちばん大きなちがいは、誰が仕事を教えるかです。

選択肢	仕事を教えるのは	向いていること
派遣	社内の方	社内で、指示を出しながら一緒に働いてほしい
オンライン秘書	社内の方（依頼する側）	手順の決まった作業を、必要な時間だけ頼みたい
業務の代行（BPO）	社内の方が業務の仕様を決める	業務をまるごと、長く外に出したい
引継ぎ代行	辞める方から、代行する側が直接引き継ぐ	後任が決まるまでの業務を、教える人がいない状態から任せたい

くわしい比べ方は派遣・外注とのちがい、後任が見つかるまでの選択肢と費用は後任が見つかるまでの業務の回し方で紹介しています。

引継ぎ代行プラスでできること

引継ぎ代行プラスは、退職する方（または休業に入る方）から私たちが直接業務を引き継ぎ、マニュアル・動画マニュアル・引継ぎAIにまとめたうえで、後任の方が決まるまでの業務をリモートで代行します（営業事務・受発注・総務など。経理・給与計算は引き継ぎまで）。社内で教える方は必要ありません。料金は辞める方の月給をもとに決まります（引継ぎを受ける：月給の50%、業務の代行：月給の60〜80%／月）。相談と簡易診断は無料です（お問い合わせ）。