事務の外注・事務代行の相場と選び方。社員が辞めたときに外に出す前に決めること
事務の担当者が辞めた、採用してもなかなか人が来ない。そんなときに選択肢になるのが、事務の外注（事務代行）です。一方で、何を、どこに、いくらで頼めばいいのかは、比べ方がわかりにくい分野でもあります。
この記事では、事務の外注の料金の決まり方と相場の目安、メリット・デメリット、選び方を整理します。担当者が辞めたあとの業務を外に出す場合に、先に決めておくことも紹介します。
事務の外注で頼める業務
| 分野 | 業務の例 |
|---|---|
| 一般事務 | データ入力、書類の作成・整理、メールや問い合わせの一次対応 |
| 営業事務 | 受注の入力、見積書・請求書の作成、納期の回答 |
| 総務 | 備品の管理、契約書の管理、社内からの問い合わせ対応 |
| 経理 | 記帳、請求書の発行、支払いの準備、経費精算 |
| 秘書 | 日程調整、出張の手配、資料の準備 |
リモートで行う外注では、郵便の受け取り、来客、現金の扱いなど、会社でしかできない作業は頼めないことがほとんどです。判断や承認、取引先の窓口も、会社に残すのが一般的です。
料金の決まり方と相場の目安
事務の外注の料金は、主に次の3つの決まり方があります。
| 決まり方 | 中身 | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| 時間制（月◯時間のプラン） | 月に使える時間で料金が決まる | 作業の量が月ごとに読める |
| 月額のパック | 決まった業務の範囲を、月額で頼む | 業務の範囲がはっきりしている |
| 従量制 | 1件・1枚ごとに料金が決まる | 作業の数が月ごとに変わる |
時間制の事務代行は、時給に直して2,000〜4,000円前後が相場と紹介されています（クラウドワークス）。ただし、依頼する業務の内容や、説明ややりとりの時間を時間に含めるかどうかで、実際の費用は変わります。見積をとるときは、何が料金に含まれるかを確かめます。
メリット
中小企業基盤整備機構のJ-Net21では、外部への委託（アウトソーシング）のメリットとして、人件費や固定費を減らせること、専門的なノウハウをすぐに使えること、本来の業務に人と時間を集中できることなどを挙げています（J-Net21）。
事務の担当者が辞めたあとの場合は、次の点も大きなメリットです。
- 採用が決まるまでの間、業務を止めずに済む
- 残ったメンバーに業務が上乗せされるのを防げる
- 必要な期間だけ頼み、後任が決まったら終えられる
デメリット
同じくJ-Net21では、デメリットとして、社内にノウハウがたまりにくいこと、情報が漏れるおそれ、使い方を誤ると費用が逆に上がることを挙げ、依頼の内容は口頭ではなく書面で伝えて合意することをすすめています（J-Net21）。
担当者が辞めたあとに外注する場合は、次のことにも気をつけます。
- 仕事のやり方を、誰が外注先に説明するか 辞めた方のやり方を知っている人が社内にいないと、外注先に頼むこともできません
- 外注先に任せきりにしない 業務の内容と判断の基準を、社内でも残しておきます
経理の外注で「社内に何も残らない」を防ぐ方法は、経理を外注すると社内に何も残らない？でくわしく書いています。
外注先の選び方
| 確かめること | 見るところ |
|---|---|
| 業務の範囲 | 頼みたい業務が含まれるか。判断や窓口はどこまで持つか |
| 料金に含まれるもの | 説明・やりとりの時間、急ぎの対応、マニュアルの作成は含まれるか |
| 担当者 | 担当が固定か、チームで対応するか。替わるときの引き継ぎはどうするか |
| 情報の扱い | 秘密保持契約、アクセスできるシステムの範囲、作業の記録 |
| 始めるまでの期間 | 依頼してから業務が始まるまでの日数 |
| 終わり方 | 契約の最低期間、終えるときに資料が会社に残るか |
いちばん見落としやすいのは「終わり方」です。外注を終えるときに、業務のやり方が外注先にしか残っていないと、社内に戻すのも、別の外注先に移すのも難しくなります。
担当者が辞めたときに、外に出す前に決めること
- どの業務を外に出すか 辞めた方の業務をすべて外に出す必要はありません。業務を書き出し、外に出す業務、社内で持つ業務、やめる業務に分けます。業務棚卸しのフォーマットが使えます。
- やり方を残す 辞める方が在籍しているうちに、引き継ぎ書とマニュアルを残します。外注先への説明の手間が大きく減ります。引き継ぎ書テンプレートにあります。
- いつまで頼むか 後任が決まるまでなのか、ずっとなのか。期間で、向く外注先が変わります。
派遣・オンライン秘書・業務の代行などの比べ方は、派遣・外注とのちがいとオンライン秘書のデメリット、後任が見つかるまでの選択肢と費用は後任が見つかるまでの業務の回し方にまとめています。
引継ぎ代行プラスでできること
引継ぎ代行プラスは、辞める方（または休業に入る方）から私たちが直接業務を引き継ぎ、マニュアル・動画マニュアル・引継ぎAIにまとめたうえで、後任の方が決まるまでの業務をリモートで代行します（営業事務・受発注・総務など。経理・給与計算は引き継ぎまで）。料金は時間ではなく、辞める方の月給をもとに決まります（引継ぎを受ける：月給の50%、業務の代行：月給の60〜80%／月、最低2か月）。作ったマニュアルや業務一覧などの資料は、料金のお支払い後、会社のものになります（利用規約第14条）。相談と簡易診断は無料です（お問い合わせ）。
